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公開日:2019年7月31日

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香川県個人情報取扱事務委託基準

香川県個人情報取扱事務委託基準

(趣旨)

第1 この基準は、香川県個人情報保護条例(平成16年香川県条例第57号。以下「条例」という。)第11条の規定に基づき実施機関が個人情報を取り扱う事務の全部又は一部を実施機関以外の者に委託しようとする場合において、実施機関が講ずべき措置について必要な事項を定めるものとする。

(委託)

第2 この基準において「委託」とは、実施機関が個人情報を取り扱う事務を実施機関以外のものに依頼するすべての契約をいう。
したがって、一般に委託と称されるもののほか、印刷、筆耕、翻訳等の契約を含み、また、公の施設の管理の委託及び収納の委託などの公法上の契約も含むものとする。ただし、地方自治法第252条の14から第252条の16までに規定する事務の委託については、含まれない。

(委託先の選定に当たっての留意事項)

第3 実施機関は、委託先の選定に当たっては次の事項に留意するものとする。

  • (1)委託先の選定に当たっては、次に掲げる観点から安全確保の措置として別記「個人情報取扱事務特記事項」(以下「特記事項」という。)に掲げる内容を遵守できる者を選ぶこと。
    • イ 個人情報の保護に関する内部規程が整備されていること
    • ロ 従業員に対する教育研修が行われていること
    • ハ 情報セキュリティ対策が講じられていること
    • ニ プライバシーマークその他の個人情報の保護に関する認証を取得していること
    • ホ その他個人情報保護のための対策を講じていること
  • (2)入札に当たっては入札前に、随意契約に当たっては見積書を徴するときに、次に掲げる事項について、相手方に説明すること。
    • イ この契約による事務の処理に当たって個人情報取扱特記事項を遵守しなければならないこと。
    • ロ 受託者は、条例第11条第2項に基づき、委託契約に盛り込まれた安全確保の措置を講ずる義務を負うこと。
    • ハ 受託事務従事者等は、条例第11条第3項に基づき、知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない義務を負うこと。
    • ニ 受託事務従事者等は、条例第63条又は第64条の罰則の対象となること。
    • ホ 受託者は、実施機関から提供を受けた個人情報に対して開示、訂正又は利用停止を求められた場合において、それらに応じる権限を有しないこと。

(契約の締結に当たっての留意事項)

第4 実施機関は、契約の締結に当たり、次の事項に留意するものとする。

  • (1)契約書中に受託者が別記特記事項を遵守する旨を記載することとし、特記事項を契約書の一部として添付すること。なお、このことは、契約書中に別記特記事項に掲げる内容を記載することを妨げるものではない。
  • (2)特記事項に記載されている項目は標準項目であり、委託しようとする事務の内容によっては、その性格上適用の余地がない項目やより詳細な取り決めを行うべき項目等があり得る。したがって、実施機関は、委託事務の実態に即し、かつ、的確な安全確保の措置を講じる観点から、適宜必要な事項を追加し、又は不要な項目を削除する等の検討をすること。
  • (3)契約書によらないで契約するときは、適宜必要な事項を追加し、又は不要な項目を削除した特記事項を契約事項として受託者に書面で交付すること。

(委託の実施に当たっての留意事項)

第5 実施機関は、委託の実施に当たっては次の事項に留意するものとする。

  • (1)受託者に提供する個人情報は、委託に係る事務の目的を達成するために必要な範囲内のものに限ること。
  • (2)原則として、再委託は認めないが、再委託をすることが合理的であると認められる場合には、あらかじめ実施機関の書面による承諾を得ることを条件に再委託を認めるものとする。ただし、委託に係るすべての事務又は重要な部分について再委託をすることは認められないものであること。また、再々委託等については、実施機関による指揮・監督権限行使等の面で実効性に問題があることから認めないこと。
    なお、再委託先については、委託先を選定する場合と同一の観点から特記事項の内容を遵守できる者であることを確認した上で承諾することとし、委託契約の特記事項と同一水準の安全確保の措置を求めること。
  • (3)委託を行う場合にあっても個人情報の適正な取扱いを確保するため、実施機関は、委託先に対する監督を十分に行わなければならない。このため実施機関は、受託者による安全確保の措置の実施状況を確認するために、必要に応じて実地に調査し、又は受託者に対して必要な書類の提出を求めること。

(別記)個人情報取扱特記事項

(基本的事項)

第1 乙は、この契約による事務の処理に当たっては、個人の権利利益を侵害することのないよう個人情報を適正に取り扱わなければならない。

(秘密の保持)

第2 乙は、この契約による事務に関して知り得た個人情報を他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。この契約が終了し、又は解除された後においても同様とする。

(適正管理)

第3 乙は、この契約による事務の処理のために取り扱う個人情報について、漏えい、滅失及びき損の防止その他個人情報の適正な管理のために必要な措置を講じなければならない。

(再委託の禁止)

第4 乙は、この契約による事務の全部又は一部について第三者に再委託をしてはならない。ただし、乙は、委託先及び委託の範囲を甲に対して報告し、あらかじめ甲の書面による承認を得たときは、この限りでない。
この場合において、乙は、この契約により乙が負う義務を再委託先に対しても遵守させなければならない。このため、乙は、乙と再委託先との間で締結する契約書においてその旨を明記すること。

(収集の制限)

第5 乙は、この契約による事務の処理のために個人情報を収集するときは、当該事務の目的を達成するために必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により行わなければならない。

(従事者の監督)

第6 乙は、この契約による事務に従事する者(資料等の運搬に従事する者を含む。以下「従事者」と総称する。)に対し、在職中及び退職後においても当該契約による事務に関して知り得た個人情報を他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならないこと、個人情報の違法な利用及び提供に対して罰則が適用される可能性があることその他個人情報の保護に関して必要な事項を周知しなければならない。
また、乙は、この契約による事務を処理するために取り扱う個人情報の適切な管理が図られるよう、従事者に対して必要かつ適切な監督を行わなければならない。

(複写又は複製の禁止)

第7 乙は、甲が承諾した場合を除き、この契約による事務を処理するために甲から提供を受けた個人情報が記録された資料等を甲の承諾なしに複写し、又は複製してはならない。
また、事務の処理を行う場所に、資料等の複写が可能な媒体を持ち込んではならない。

(作業場所の指定等)

第8 乙は、この契約による事務の処理について、甲の庁舎内において甲の開庁時間内に行うものとする。この場合において、乙は、その従事者に対して常にその身分を証明する書類を携帯させなければならない。
なお、乙は、甲の庁舎外で事務を処理することにつき、当該作業場所における適正管理の実施その他の安全確保の措置についてあらかじめ甲に届け出て、甲の承諾を得た場合は、当該作業場所において事務を処理することができる。

(資料等の運搬)

第9 乙は、その従事者に対し、資料等の運搬中に資料等から離れないこと、電磁的記録の資料等は暗号化等個人情報の漏えい防止対策を十分に講じた上で運搬することその他の安全確保のために必要な指示を行わなければならない。

(目的外利用及び提供の禁止)

第10 乙は、甲の指示がある場合を除き、この契約による事務の処理のために取り扱う個人情報を当該契約の目的以外の目的に利用し、又は第三者に提供してはならない。

(実地調査等)

第11 甲は、この契約による安全確保の措置の実施状況を調査するため必要があると認めるときは、実地に調査し、乙に対して必要な資料の提出を求め、又は必要な指示をすることができる。

(資料等の返還)

第12 乙は、この契約による事務の処理のために、甲から提供を受け、又は乙自らが収集し、若しくは作成した個人情報を記録した資料等は、この契約による事務処理の完了後直ちに甲に返還し、又は引き渡すものとし、甲の承諾を得て行った複写又は複製物については、廃棄又は消去しなければならない。

(事故発生時における報告)

第13 乙は、個人情報の漏えい、滅失又はき損その他の事故が発生し、又は発生するおそれのあることを知ったときは、速やかに甲に報告し、甲の指示に従わなければならない。

(損害賠償)

第14 乙は、その責めに帰すべき事由により、この契約による事務の処理に関し、甲又は第三者に損害を与えたときは、その損害を賠償しなければならない。再委託先の責めに帰する事由により甲又は第三者に損害を与えたときも同様とする。

注1.「甲」は実施機関を、「乙」は受託者を指す。
注2.受託事務の実態に即して、適宜必要な項目を追加し、不要な項目は省略するものとする。

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