ご提言等の内容（個人情報開示請求手続について）

受付年月日

2021年08月25日

回答年月日

2021年09月03日

テーマ

個人情報開示請求手続について

提言内容

2021年8月20日に亡父の軍籍証明の請求方法を県の担当者に尋ねたら、除籍謄本の写しなどを送付せよとのことで送付した。しかし8月25日に原本が必要なので送付せよとの架電があり、納得できないのでその上司に当該事案を時系列で説明したが、それでも原本を送付せよという。また送付後は返却するとのことであったが、初めに聞いたことと相違するので再度納得できないと言うと、協議した結果、写しでよいとの架電あり。当初から原本を送付すれば事後返却するとの旨を聞いていれば、そのとおりにしたのに。また、「はいはい」と返事するなど県民を馬鹿にした態度も理不尽の極まりない。本件は重大なコンプラ違反事案であると判断するので、苦情申し立てするものである。本件事案の原因究明と再発防止策についての返信をお願いする。

回答内容

メールを拝見しました。

軍籍証明に必要な資料の依頼において、不愉快な思いをされましたことに対し、おわび申し上げます。
担当課に確認したところ、県が保有する兵籍に係る開示請求手続きに必要な除籍謄本については、請求者の本人確認の観点からその原本の提出をお願いするべきところを、担当職員からのお知らせが十分でなかったことから、写しを送っていただいた後にさらに原本をお願いしたと聞いております。
職員に対しては、日頃より、県民の皆さまに対し、分かりやすい説明を行うよう指導していますが、あらためて、今後の事務処理方法について見直しを行うとともに、課内で情報共有を行い適切な対応をするよう、指導を徹底してまいります。